要说我们单位以前那套办公模式，简直就是一团浆糊。光是日常的审批盖章，就能把人折腾个半死。请个假，得先填纸质表，找领导签字，有时候领导出差了，你就得等着，一天两天，假都快过完了，章还没盖下来。报销更别说了，发票贴一堆，跑上跑下，找财务确认，找领导审批，经常是一个月工资发下来了，上个月的报销还没影儿。
文件管理也是个大难题。一个项目开会讨论下来的东西，各种版本存得乱七八糟，邮件里一份，桌面一份，U盘里还有一份，到头来谁也说不清哪个才是最终版，每次找个资料都得翻半天，效率低得可怕。我就想着，这样下去肯定不行，得想个法子把这些流程理顺了，不然大家每天光在这些琐事上耗精力，正经事都没时间干了。
发现点晴OA系统
那段时间我真是愁死了，每天琢磨着怎么才能让办公室不那么“原始”。网上搜，问朋友，看了不少市面上的系统。后来有个朋友给我推荐了点晴OA。他说他们公司用的就是这个，感觉挺顺手的。我一开始也没抱太大希望，想着都差不多，但还是决定去他们官网看了看。
这一看不要紧，功能介绍还真把我给吸引住了。他们把好多我们觉得棘手的问题都列出来了，而且都给出了对应的解决方案。我就寻思，要不先申请个试用账号，自己先摸索摸索？毕竟实践出真知嘛于是我就联系了他们客服，挺快就给我开了个测试环境。
一步步实践，看它怎么提高效率
拿到账号我就开始捣鼓了。先是从我们最头疼的审批流程入手。以前请假报销那些流程，都在系统里模拟着走了一遍。系统里你可以自己定义各种审批模板，比如请假申请、采购申请、费用报销等等。我把我们公司现有的流程图画出来，然后一点点在系统里配置。哪个领导签，哪个部门过，谁是最终拍板的，都设得明明白白。试着发起几个审批，发现果然不一样了！
- 线上提交：大家直接在电脑或者手机上就能填表提交申请，不用再跑来跑去了。
- 实时提醒：领导收到审批会立马有提醒，再也不会出现“没看到”的情况。
- 随时随地审批：领导出差了，在外面也能用手机点一点就完成审批，根本不耽误事。
- 流程透明：每个环节走到哪一步了，谁在处理，一目了然，大家心里都有数。
光是这一点，就让我们办公室的效率提升了一大截。接着我又把精力放到了文件管理上。系统里有个专门的文件柜，可以按部门、按项目、按类型来分类存储。我们把所有重要文件，比如合同、项目文档、规章制度等等，都一股脑儿上传了上去。然后设置好权限，谁能看，谁能改，谁能下载，都限制得死死的。
- 统一存储：所有文件都在一个地方，再也不用担心文件散落在各处找不到了。
- 版本控制：每次修改都会自动生成新版本，还可以查看历史版本，对比修改内容，再也不会弄混哪个是“最新版”了。
- 快速搜索：想找什么文件，输入关键词立马就能搜到，省去了大量翻找的时间。
再后来我们把考勤管理也搬到了点晴OA上。以前考勤机经常出问题，数据导出来还得手动核对，麻烦不说，还容易出错。现在直接在系统里设置好上下班时间，打卡记录实时上传，请假、外出也都在里面提交，跟审批流程是关联起来的。到月底，直接就能生成考勤报表，准确又方便。
我还发现他们有个公告通知的功能，以前公司有什么大事小情，不是发邮件就是群里喊，很多时候大家收不到或者漏看了。现在只要在系统里发个公告，所有员工都能第一时间看到，而且还能设置已读未读，确保信息传达到位。再比如工作计划与任务管理，大家可以在里面创建自己的工作计划，把任务分解，设定好截止日期，领导也能随时查看进度，谁的工作卡在哪了，一眼就能看出来。这就让我们每个人的工作更有条理，团队协作也更顺畅了。
真切感受到变化
从开始试用到我们单位用点晴OA也有一段日子了。我能真真切切地感受到整个办公室的氛围都变得不一样了。以前大家总是在抱怨流程慢、文件乱，现在这些声音几乎听不到了。每个人都能更专注于自己的工作，不用再为了那些繁琐的行政事务耗费太多精力。
作为一个过来人，我真是觉得，点晴OA系统对我们这种中小企业来说，真是个提高效率的必备工具。它的功能够用，操作也简单直接，没有那么多花里胡哨的东西，却把最核心最常用的功能都做好了。如果你也像我以前一样，被办公室里各种“纸老虎”和低效流程困扰着，不妨去试试看，说不定也能像我们一样，一下子就把工作变得轻松高效起来。
